Hospiao, appels d'offre dans le secteur santé

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Comment gérer le double processus électronique et papier ?
La plate-forme vous permet de gérer un processus "hybride" en réunissant toutes les informations sur des registres uniques. Ainsi, vous pouvez gérer le double processus tout au long de votre marché.

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Devons-nous télécharger les plis en commission d'appel d'offres ?
Non, il n'est pas nécessaire de procéder au téléchargement des plis en cours de CAO. Cette étape peut-être réalisée en amont dans la mesure ou la plate-forme permet de télécharger les pièces d'un marché sans rupture de scellé des enveloppes et donc en conservant la confidentialité des plis jusqu'à leur ouverture par la personne habilitée.

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Quels sont les pré requis techniques de la dématérialisation ?
Pour dématérialiser un appel d'offres, vous pouvez équiper les personnes habilitées à ouvrir les candidatures et les offres d'un certificat électronique de classe 3 sur support amovible (clé USB). Généralement, la Personne Responsable du Marché et le Président de la Commission d'Appel d'Offres et/ou leurs suppléants respectifs.

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Cette plateforme est-elle uniquement réservé aux établissements publics ?
Cette plateforme est ouverte aux donneurs d'ordre privés également. Comme les établissements publics, vous pouvez publier vos appels d'offres et profiter de notre base de données d'fournisseurs spécialisées.

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A propos des avis d'attribution
Vous pouvez publier tous vos avis d'attribution , comme pour les avis d'appels publics à concurrence.

L'article 80 du code des marchés stipule que la publication d'un avis d'attribution n'est pas obligatoire pour les procédures adaptées.

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Délivrez-vous une attestation de publication ?
Ce site délivre systématiquement une attestation de mise en ligne des avis incluant toutes les informations nécessaires : nom du donneur d'ordre, dates de parution, objet de l'avis, et détail des fichiers disponibles en téléchargement.

Dans tous les cas, votre espace sécurisé conserve l'historique de vos publications quelle qu'en soit la forme pendant au minimum15 mois.

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Est-ce que ce site est considéré comme un journal d'annonces légales ?
Cette plateforme n'est pas accréditée Journal d'Annonces Légales. Dans ce cas, vous pouvez continuer à publier sur les supports accrédités habituels. Cependant, vous pouvez également publier ces avis sur ce portail en parallèle et bénéficier si vous le souhaitez des options supplémentaires proposées (mise à disposition de vos dossiers en ligne et réception des offres par voie électronique sécurisée)

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Je ne dispose pas de site Internet : comment publier sur ce site ?
Il vous suffit de vous enregistrer en cliquant sur "enregistrez-vous" depuis la page d'accueil de ce site.
Après vérification de votre identité par nos équipes, vous recevrez sous 48 heures un message de confirmation de votre enregistrement.
Dès lors, vous pourrez publier tous vos avis d'appels publics à concurrence par l'intermédiaire de votre espace privatif et sécurisé.

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La plateforme est elle compatible avec les progiciels marchés publics ?
La plate-forme accepte tous types de formats de fichiers. La compatibilité est assurée si votre progiciel est en mesure d'extraire ses données dans des formats standards : .doc, .pdf, .txt, xml, etc...
Vous n'aurez pas à ressaisir l'information. Dans tous les cas, vous pourrez toujours effectuer un simple "copier- coller" depuis votre document dans une fonctionnalité dédiée.

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Notre établissement publie déjà ses avis sur notre portail. Que peut nous apporter ce site ?
Cela n'est pas un frein, bien au contraire. Vous pouvez référencer vos avis d'appels d'offres depuis votre portail en vous enregistrant sur ce portail. Après validation de votre enregistrement, vous pourrez référencer tous vos avis et les rendre beaucoup plus visibles au travers du moteur de recherche proposé aux fournisseurs spécialisées.

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Nous souhaitons également proposer nos avis sur notre propre portail mais ne sommes pas équipés pour l'instant : comment faire ?
Ce site vous permet non seulement de publier et de référencer tous vos avis sur le moteur de recherche, mais vous pouvez également proposer vos seuls avis d'appels d'offres sur votre site, au travers d'une rubrique marchés publics entièrement personnalisée à votre établissement, et muni de nombreuses fonctionnalités de gestion de vos marchés : gestion des habilitations, enregistrement des fournisseurs, traçabilité des retraits de DCE, statistiques, horodatage de toutes les actions, publication de vos documents et conseils aux fournisseurs. Et surtout, un support téléphonique permanent aux utilisateurs pour les aider à travailler électroniquement avec vos appels d'offres!

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Pourquoi devoir s'enregistrer ?
L'enregistrement est une étape nécessaire qui ne prendra qu'une minute. Ainsi, vous ouvrez un espace privatif qui inclura l'historique de tous vos marchés, qu'ils soient publiés ou référencés.
Cela vous permettra notamment de préparer vos marchés à votre rythme, et d'y revenir plus tard avant mise en ligne. L'enregistrement vous donne accès à un tableau de contrôle de toutes vos opérations.

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Comment alerter les fournisseurs d'une modification en cours de consultation?
Un système d'alerte automatique pour chaque procédure est accessible depuis le registre des retraits de dossiers de consultation. Ainsi, vous prévenez individuellement et de manière cloisonnée toutes les fournisseurs ayant téléchargé un dossier sur votre site. (Non accessible dans le cadre des prestations gratuites)

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Diffuser un dossier de consultation en ligne : comment ça marche ?
Il vous suffit de vous enregistrer et de publier gratuitement vos avis sous la forme de votre choix (chargement d'un document, saisie en ligne, publication depuis un journal d'annonces légales, référencement depuis votre propre site).

Ensuite, vous pouvez charger vos dossiers de consultation au travers de votre espace sécurisé : tous les formats de fichiers sont acceptés, et nous mettons à disposition des fournisseurs tous les utilitaires nécessaires au traitement électronique de vos dossiers).

La diffusion de vos dossiers de consultation en ligne est une fonctionnalité gratuite
(vous économisez sur les frais d'affranchissement et de recommandé AR!)

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En cas de modification de mon dossier en ligne, comment prévenir les fournisseurs ?
Cette fonctionnalité est possible mais un message électronique destiné à une fournisseur qui aurait retiré un dossier sous une forme reprographiée n'a pas la même valeur juridique que le même message destiné à une fournisseur qui a fait le choix volontaire de télécharger un dossier en ligne.

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Comment savoir qui a téléchargé mon dossier ?
Un registre vous permet de savoir en temps réel quelles sont les fournisseurs qui ont retiré un dossier électronique, et l'horodatage de ce retrait. Vous pouvez également le compléter avec les retraits de dossiers reprographiés réalisés afin de conserver un registre unique.
Le journal de traçabilité retrace le détail des téléchargements au fichier près, vous permettant ainsi de savoir avec précision quels éléments du dossier ont été téléchargés.

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Quelle est la taille maximale d'un dossier en poids de fichier ?
Il n'y a pas de restrictions à priori sur la taille des dossiers mis en ligne.
Les seules limites sont celles de l'Internet en général. De nombreuses fournisseurs n'ont pas encore accès au haut débit et il est donc préférable de rendre les dossiers "facilement" téléchargeables.
Certains formats de fichiers sont plus appropriés pour la diffusion par Internet. Nous pouvons vous conseiller sur le meilleur format de fichier à utiliser.

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Quels sont les formats de fichier acceptés ?
Il n'y a pas de restriction à priori sur les formats de fichiers qui composent un dossier. La seule règle consiste à fournir des fichiers basés sur des standards, qui permettent une lecture facile pour tous.
Nous constatons que les formats les plus répandus sont aujourd'hui le xls, le .doc, le rtf, le .pdf.

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